Keine Entscheidung zur Reichweite des Anspruchs auf Kopie

Auf Verlangen eines ehemaligen oder aktuellen Beschäftigten müssen Unternehmen nicht nur Auskunft über die vom Unternehmen als Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten des/der Beschäftigten geben, sondern darüber hinaus auch Kopien der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Umstritten ist, wie weit dieser Anspruch reicht und ob insbesondere auch umfangreiche Kopien von Unterlagen, in denen die personenbezogenen Daten enthalten sind, herausverlangt werden können.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Frage in seiner heutigen Entscheidung vom 27. April 2021 (siehe Pressemitteilung Nr. 8/21) wegen eines unzureichenden Klagantrags nicht abschließend entschieden. Damit ist eine Streitfrage, die von höchster praktischer Bedeutung für Unternehmen im Umgang mit Betroffenenrechten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist, weiterhin ungeklärt.

Insbesondere bleibt offen, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Berufung auf den Anspruch auf Kopie aus Art. 15 Abs. 3 DSGVO von ihrem Arbeitgeber die Zurverfügungstellung von Kopien umfassender E-Mail-Korrespondenz oder anderer Unterlagen verlangen können. Das Berufungsgericht (LAG Niedersachsen, Urteil vom 9. Juni 2020 – 9 Sa 608/19) hatte dies verneint und entschieden, dass der Anspruch auf Kopie nicht weiter reichen könne als der Anspruch auf Auskunft darüber, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (einschließlich der Zwecke, Empfänger und Verarbeitungsdauer), Art. 15 Abs. 1 DSGVO.

Das BAG konnte die Entscheidung über den Umfang des Anspruchs des Klägers auf Überlassung einer Kopie offen lassen, weil bereits der Antrag des Klägers aus Sicht des Gerichts nicht hinreichend bestimmt war. Ohne eine Konkretisierung, um welche E-Mails es dem Kläger genau gehe, sei unklar, Kopien welcher E-Mails die Beklagte im Fall einer Verurteilung hätte überlassen müssen.

Bedeutung der Entscheidung

Ob Unternehmen zur Herausgabe von Unterlagen, möglicherweise ganzer Personalakten oder dem vollständigen E-Mail-Verkehr aktueller oder ausgeschiedener Mitarbeiter*innen verpflichtet sind, ist damit weiter offen. Dass eine solche Pflicht zur Herausgabe für Unternehmen eine kaum zu bewältigende Aufgabe darstellen würde, erklärt sich von selbst. Unternehmen müssten die Unterlagen vor einer Herausgabe auf Rechte Dritter oder vertrauliche Informationen hin sichten und gegebenenfalls schwärzen, um sich durch die Herausgabe der Kopien nicht gegenüber Dritten haftbar zu machen oder Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum oder andere vertrauliche Informationen preiszugeben (vgl. Erwägungsgrund 63 DSGVO). Denn die Betroffenenrechte aus der DSGVO werden nicht schrankenlos gewährt, sondern unterliegen den gesetzlichen Beschränkungen aus der DSGVO sowie konkurrierenden europäischen Verfassungsrechten.

Eine höchstrichterliche Entscheidung über die Reichweite des Anspruchs auf Auskunft und Kopie wäre auch deshalb von enormer Bedeutung für Unternehmen gewesen, weil neben den organisatorischen und operativen Herausforderungen auch Haftungsrisiken drohen. So haben in der Vergangenheit bereits mehrere Arbeitsgerichte den Klägern einen Schadensersatzanspruch in vierstelliger Höhe wegen unzureichend erteilter Auskünfte zugesprochen, wie z.B. das Arbeitsgericht Düsseldorf mit Urteil vom 5. März 2020 (Az.: 9 Ca 6557/18 – EUR 5.000).

Arbeitgeber sollten deshalb die vorliegende Thematik und die Entwicklung von Schadensersatzansprüchen unter der DSGVO im Auge haben. Es ist zu erwarten, dass datenschutzrechtliche Ansprüche auf Auskunft und Kopie weiterhin als Druckmittel im Rahmen arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen geltend gemacht werden.

Geschrieben von Dr. Christian Tinnefeld and Annika Weber.

Die beiden Autor*innen sind Teil der Task Force Beschäftigtendatenschutz von Hogan Lovells und veröffentlichen regelmäßig zu Fragen auf der Schnittstelle zwischen Arbeits- und Datenschutzrecht.